5 Barreras mentales que nos impiden avanzar: ¿Cómo afrontarlas?

"Lo más importante es que lo más importante sea lo más importante"

Stephen Covey

Existen varias barreras mentales que nos llevan a vivir caóticamente, procrastinar, vivir improvisando y sin control sobre nuestra vida. Por ello, es vital aprender a superar estas barreras a través de la organización y la planificación. Aunque organizarse es muy difícil e incluso a veces puede producir cierta angustia, siempre merece la pena, aunque sea una organización rápida y a corto plazo. Para ser más productivos nuestro trabajo siempre deberíamos estar siguiendo un plan y una organización. De no poder hacerlo, como mínimo deberíamos saber que estamos haciendo todo lo posible por encontrar ese hueco para organizarnos cuando por fin podamos. Muchas veces, el simple hecho de señalar y reservar el día para hacerlo ya nos ayuda: nos ubica, nos enfoca y nos da un poco más de paciencia.

Pero a pesar de que la organización es la clave, en realidad existen una serie de barreras mentales que impiden que nos pongamos a ello. Si no conocemos ni sabemos superar estas barreras mentales que siempre sufrimos a la hora de organizarnos, de nada nos servirá conocer miles o millones de métodos o tácticas organizativas, pues no vamos a ser capaces siquiera de pararnos a intentarlo. De hecho, la mayoría de las personas tienen capacidad para organizarse, pero no lo hacen y el motivo es que construyen y ensanchan cada vez más estas barreras hasta convertirlas en verdaderas murallas que bloquean su organización.

¿Cuáles son las barreras mentales más comunes?

Por ello, voy a hablaros de las que creo que son las cinco barreras mentales o dificultades más importantes de toda organización. Voy a enumerarlas, pero también voy a explicarlas, a desmontarlas y dar las claves para superarlas siempre y que nunca más vuelvan a ser un obstáculo o un freno para nuestro rendimiento y nuestro desarrollo personal: 

1. Organizarse agobia: Con agobia me refiero a que organizarse da ansiedad. Para algunos será una obviedad pero otros pensarán que estoy exagerando. Los que piensen que es una exageración será porque tienen una gran templanza o una gran memoria de trabajo, o bien, porque tienen poca inteligencia emocional como para percatarse; también puede ser que tengan pocas responsabilidades con las que lidiar y no lleguen a agobiarse por tener que organizarlas. Pero para la mayoría de personas, organziarse agobia. La ansiedad que produce toda organización es totalmente objetiva dado que organizarse es literalmente pararse a pensar en todas nuestras preocupaciones; y las preocupaciones, por definición, agobian. Este ejercicio de reunir en nuestra mente todo aquello que debemos hacer puede ser un martirio para aquellos que sufren demasiada ansiedad y también para aquellos que posean poca capacidad cognitiva de síntesis, pues a estos últimos les va a costar mucho más estar pendientes de mil cosas a la vez.
2. Requiere tiempo: Ciertamente, una buena organización requiere de mucho tiempo. Si llevamos semanas o meses sin pararnos a organizarnos y tenemos mucho que hacer, el momento en el que por fin lo hagamos estaremos horas con ello. Pues toda organización requiere un parar, un desahogo emocional —el cual suele ser lento—, y luego detenerse a enfocar todos nuestros proyectos, desgranarlos en tareas, ordenarlas, analizar su prioridad y su urgencia, repartirlas en nuestra agenda y nuestro calendario, así como hacernos un horario, replantearnos la estrategia que estamos siguiendo, idear estrategias nuevas, sistematizar y optimizar procesos, etc.  Además, para aprovechar adecuadamente toda organización debemos, no solo hacerla una vez sino esforzarnos en repasarla frecuentemente para mantenerla y actualizar el plan incluyendo las nuevas tareas. Debemos constantemente revisar las tareas que quedan por hacer, las notas que tomamos, la agenda, los objetivos y metas fijados… Y todo esto requiere tiempo. Aunque no hay que ser obsesivos. Digamos que la organización es como la limpieza de una casa: las hay más profundas y completas —que se hacen una vez cada varios meses— y las hay rápidas y leves simplemente para mantenimiento.
3. Cuesta esfuerzo: Tras ver que la organización requiere de tiempo y además agobia, es fácil intuir que otra de las barreras mentales que posee es que cansa y desgasta. Cuando un estudiante —o cualquier persona— gasta una tarde entera solo para organizarse puede sentirse mal por no haber hecho nada productivo —desde su punto de vista— e incluso puede sentirse culpable por estar cansado al no haber hecho lo que consideraría un gran esfuerzo y además no ser capaz de hacer muchas más cosas ese día. También puede sentirse mal en una situación opuesta: la de no verse con fuerzas para organizarse en un día que ha sido estresante, o por, sencillamente, verse totalmente desganado para ello. Y es que no somos muy conscientes de que organizarse es en sí una tarea más y además es una de las que más cansa. Y cansa a varios niveles: a nivel intelectual, a nivel volitivo y a nivel emocional. Evidentemente, organizarse cansa a nivel emocional por eso que ya hemos explicado de que produce ansiedad y estrés. A nivel intelectual también cansa porque es una actividad que requiere de constante análisis. Pero lo más interesante quizás sea el desgaste a nivel volitivo, es decir, a nivel de voluntad: organizarse gasta mucha voluntad. Resulta que una de las actividades que cuesta más voluntad es tomar decisiones y la organización está plagada de toma de decisiones: cada vez que decides qué prioridad tiene cada tarea, cada vez que ordenamos las tareas en el tiempo, cada vez que decidimos eliminar o introducirlas en la lista… son decisiones que estamos tomando. Y eso cuesta esfuerzo.
4. Desconcentra: Desde un punto de vista cognitivo, hay una observación importante que destacar de los procesos de organización, especialmente interesante para los estudiantes: organizarse desconcentra y mucho. A nivel atencional, lo que la mente hace al organizarse es radicalmente lo opuesto a lo que hace cuando nos concentramos: organizarse es pensar en todo a la vez y en nada en particular, por el contrario, concentrarse es pensar en una sola cosa mientras nos olvidamos de todo lo demás. Debemos tener en cuenta este fenómeno para prevenir un miedo que puede aparecer ante la organización: miedo a descentrarnos. Además, esto puede ser un enemigo del rendimiento: si un día debes concentrarte a fondo, deja la organización para otro momento porque cuando uno se organiza acaba con la atención un poco aletargada. También por esto, es recomendable intentar no dejar nunca una organización a medias, sino hacerla del tirón, para no quedarnos con la preocupación ni tener que estar constantemente pasando de organizarse a concentrarse, luego a organizarse de nuevo y así sucesivamente. Porque eso descentra mucho. Yo haría una organización detenida y exhaustiva cada semana que nos sirva de guía durante nuestro día a día, para no tener que estar cada día revisando todas nuestras tareas y decidiendo una y otra vez sobre ellas.
5. Nos frena: Toda organización requiere de pararse, es decir, frenar, dejar de hacer cosas, detenernos y simplemente pensar. Y con lo difícil que es muchas veces mantener el ritmo de la productividad, pararnos puede alterar gravemente nuestra dinámica e incluso puede llevar a bloquearnos. A esto se le suma la enorme tendencia al frenesí que poseemos en la sociedad actual: estamos histéricos, nos cuesta ir despacio por la calle, tomarnos las cosas con calma, decir que no a los mil y un proyecto o embolaos en los que nos metemos y parar. Tenemos demasiado metida en la cabeza esa frase de no dejes para mañana lo que debes hacer hoy, cuando organizarse significa exactamente dejar de hacer todo lo que tienes que hacer hoy y parar a pensar. Tenemos miedo a procrastinar y organizarnos es literalmente pararse a procrastinar, de forma consciente y de la manera adecuada: es el arte de procrastinar.

¿Cómo superar estas barreras mentales?

1. Usa la escritura: Para organizarnos sin agobiarnos demasiado —o al menos no perder el hilo ni el control— debemos, antes de nada, anotar en una lista de tareas todas aquellas cosas que debemos hacer. Este paso es literalmente un desahogo, un vomitar —perdón por la expresión, pero así se siente— sobre un folio en blanco todas esas preocupaciones hasta conseguir vaciarlas por completo de nuestra mente. Al principio, no es súper necesario que se anoten de forma ordenada ni estructurada: simplemente échalo todo… terminar de ordenar de esta lista es la segunda fase. Una vez que hayamos anotado todo lo que nos preocupa experimentaremos lo contrario al sufrimiento del principio: en lugar de agobio sentiremos tranquilidad, en lugar de presión sentiremos una liberación y paz. Diremos mirando el folio lleno de tareas: ala, aquí está todo, de aquí nada se me va a escapar. A continuación, solo falta darle orden por categorías y por prioridad a esa lista, y de ahí diseñar un plan que seguir y revisar. Al final concluiremos que organizarnos tranquiliza. Al principio nos agobia, pero si seguimos hacia adelante y llegamos hasta el final, merece la pena, pues nos calma y mucho. De hecho, siempre digo que una clave para saber que he hecho una buena organización es que al final de ella siento paz.
2. Reflexiona: Lo que no hay duda es que organizarse requiere tiempo y eso nos agobia (volvemos al punto uno) y nos hace dudar de si realmente merece la pena. Podemos pensar ¡con todo lo que tengo que hacer… ¿ahora voy a parar a organizarme?! Pues te aseguro una verdad muy importante: organizarse siempre merece la pena. Eso sí, si no tienes mucho tiempo, haz una organización breve y sencilla, pero haz alguna; y luego proponte qué día vas a hacer la organización completa. Decía Shakespeare las improvisaciones son mejores cuando se las prepara, lo mismo sucede cuando improvisamos planes incluso desde el caos. Quizás solo tienes tiempo de pensar qué 3 cosas son las esenciales para hacer esta tarde, pero definirlas, anotarlas y establecerlas te centrará muchísimo más que improvisar y seguir esclavo de tu caos y de tu miedo. Te garantizará al menos rendir bien esa tarde. La última verdad es que, aunque organizarse requiere de tiempo, siempre nos ahorra tiempo. Y esto es indudable, pues nos anticipa, nos previene de errores, nos centra y por ello mejora nuestra energía, nos aporta un plan que ayuda a optimizar procesos, reducir errores y encontrar atajos, y además nos sirve de termómetro motivador pues nos informa en todo momento de si vamos bien o mal, dado que reúne todos nuestros objetivos y metas. Saber si vamos bien o mal nos ayuda bastante a espabilar y a motivarnos. Todo esto que la organización nos ayude a no perder el tiempo y a ser más productivos y eficaces.
3. Optimiza tus decisiones: Un buen sistema de organización siempre estará diseñado para minimizar la cantidad de decisiones y para minimizar los procesos de análisis. Además, una buena organización es la que, no solo considera los tiempos que duran las tareas sino la energía que necesitamos emplear en cada una de ellas, optimizando así los procesos de voluntad. Pero, más allá de eso, la ventaja de una buena organización es que esta mejora nuestro descanso y optimiza nuestra energía. El proceso de organización es costoso y desgasta, pero lo bien que se duerme y lo mucho que desconectamos de nuestros problemas cuando por fin nos hemos organizados es muy alentador. Además, lo bien que rendimos y que trabajamos cuando sabemos exactamente lo que tenemos que hacer, el cómo hacerlo y en qué orden…, hace que organizarse merezca la pena porque el esfuerzo durante los siguientes días se reduce a la mitad. ¿Quieres optimizar tu energía?: organízala. La organización aporta lo que en términos de

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